A logística de peças é um dos diferenciais do suporte ao produto oferecido aos usuários de máquinas Caterpillar. Entende-se como logística todo o esforço empreendido pela Sotreq para oferecer a peça certa, no local certo e na hora certa. Tudo para garantir ao cliente a maior disponibilidade operacional possível do equipamento, esteja onde estiver.

O resultado desse trabalho pode ser aferido pelos percentuais médios de atendimento. De imediato, a Sotreq atende até 94% dos pedidos de itens estocáveis (aqueles que integram o estoque) e até 80% de pedidos relacionados a todos os itens, isto é, incluindo os não estocáveis. Em até 24 horas são atendidos pela Sotreq 98% dos pedidos de itens estocáveis e 95% de todos os itens. O que resta é atendido, em média, em até 7 dias.

Ao receber o pedido do cliente no balcão, pelo telefone ou por e-mail, a Sotreq acessa um sistema conhecido como DBS (Dealer Business System), que está em operação desde março de 1999 e é utilizado pela maioria dos revendedores Caterpillar em todo mundo. O DBS funciona em conexão com o Antares, o sistema de entrada e processamento de pedido e distribuição de peças da Caterpillar.

Diariamente, são processados em toda a Sotreq cerca de 5 mil pedidos de peças, gerando movimentação mensal, entre entradas e saídas armazéns da empresa, de 300 mil itens para atender 6 mil usuários Caterpillar em todo o Brasil.

Sistema interligado com o mundo

Ao acessar o DBS, a Sotreq obtém, em tempo real, informação sobre os estoques de suas filiais e sobre os estoques da Caterpillar. O sistema garante rapidez e flexibilidade para buscar peças. Se o item não está disponível na Sotreq, o estoque da Caterpillar, em Piracicaba, é acessado. Se lá também não houver, a solicitação é repassada para Miami – neste caso em emergência – ou Morton.

Morton, no estado de Illinois, nos EUA, é o Centro Mundial de Distribuição de Peças da Caterpillar e abriga 450 mil itens. Já Miami, com 170 mil itens, tem a vantagem de estar próximo do Brasil. De todo modo, se a peça procurada não for encontrada nesse percurso – o que é muito raro – pode ser pedida nos demais centros.

Uma vez recebido o pedido do cliente e sendo necessária a transferência de peças entre as filiais ou do Centro de Distribuição de Pelas (CDP) de Piracicaba para os estabelecimentos Sotreq, o trajeto é, em regra geral, feito por via terrestre e o custo do frete não é repassado ao cliente. São diversas rotas terrestres com saídas a partir de Piracicaba, por volta das 21 horas, diariamente.

As rotas têm como destino os estabelecimentos da Sotreq em Contagem, Itabira, Uberlândia, Goiânia, Minaçu, Palmas, Carajás, Rio, Vitória, Belém, Campo Grande, Cuiabá e Ji-Paraná. Os estabelecimentos mais distantes de São Paulo podem também receber peças pelo frete aéreo.

A Sotreq em Manaus se abastece neste sistema de peças nacionais e, quando as peças são importadas, o pedido é feito diretamente de Miami.

A distribuição de peças da Sotreq no estado de São Paulo tem características peculiares, devido à proximidade entre os endereços e o CDP da Caterpillar. Muitas entregas são feitas por um veículo utilitário ou até motocicletas, que circulam durante o dia.

Estatística comanda estoque

A estocagem é fundamentada em métodos estatísticos. As peças mais vendidas nos últimos 12 meses são as mais freqüentes no estoque. Mas também existe o chamado estoque de proteção: toda vez que uma máquina nova está sendo lançada no Brasil ou em determinada região, o revendedor estoca peças daquele novo modelo.

É um estoque sem demanda, para garantir a disponibilidade da máquina. O estoque de proteção da Caterpillar, atualmente, corresponde a 38% do total de itens.

Dos 34 estabelecimentos comerciais e de serviço da Sotreq, 16 contam com estoque de peças, totalizando 76.360 itens, o correspondente a R$ 44 milhões, sendo cerca de 25 mil itens diferentes. Os maiores são os de Sumaré e de Contagem. O primeiro está instalado numa área coberta de 2.300 metros quadrados, com estrutura para receber um mezanino, enquanto o de Contagem ocupa 3.800 metros quadrados. Em toda a Sotreq, 85 empregados cuidam da armazenagem e distribuição de peças.

A visão predominante, atualmente, nos Centros de Distribuição de Peças, não é centrada no tamanho, mas no atendimento proporcionado pelo estoque. Segundo ele, cada filial tem o estoque adequado para atender à demanda da região correspondente.

Quando acontece do pedido não se enquadrar no estoque é que entra em campo toda essa logística que a Sotreq coloca à disposição do cliente e que é parte fundamental do suporte às máquinas Caterpillar.

Piracicaba em linha direta com Morton

O ano de 2001 marcou uma mudança no CDP da Caterpillar, em Piracicaba. É que o CDP deixou de ser um departamento da CBL – Caterpillar Brasil Ltda. e passou a se reportar diretamente ao Centro Mundial de Distribuição de Peças da CAT, em Morton, nos EUA.

O objetivo da CBL é produzir máquinas. O objetivo do CDP, ainda que lado a lado no mesmo espaço físico, em Piracicaba, é distribuir a peça certa, na quantidade certa, no menor custo.

O CDP de Piracicaba foi o último do mundo a se integrar a Morton, em razão das peculiaridades do Brasil, desde a localização até questões relativas à legislação de importação.

De imediato, o CDP de Piracicaba atende hoje até 90% dos itens solicitados, na quantidade exata pedida. Em média recebe de 70 a 80 mil calls por mês.

Para a reposição de estoque, Piracicaba conta com três tipos de fornecedores: a própria Caterpillar Brasil, fornecedores nacionais – mais de 140 – e Morton, para as peças importadas.

A característica marcante do CDP de Piracicaba é justamente o DEA ? Depósito Especial Alfandegário, já que 80% dos 82 mil itens do CDP são de peças importadas.

A Divisão de Operações de Peças, em Piracicaba, tem 47 empregados no CDP trabalhando em três turnos e cobrindo as 24 horas do dia, mais 10 aprendizes deficientes físicos, que cuidam da embalagem das peças pequenas.